天津市邮政局

 
 

项目背景


天津市邮政局是从事邮政通信和金融服务的公用性企业，并承担着国家赋予的普遍服务职责。目前，全局共有邮电局所452处，报刊亭500个，ATM机156台，火车邮厢15节，邮运汽车近800辆，形成了一张覆盖城乡、连接全国、沟通全球的实物传递网，并且利用先进的信息技术，建成了功能完善的邮政综合计算机网和邮政金融计算机网。依托"三网"优势和百年邮政的品牌优势。


管理高效，沟通无限


天津市邮政局基于HotOA软件的设计方案主要包括公文管理、公告通知、电子邮件、文档管理、短消息等以办公为核心，以协同沟通为辅助手段的整体运作模式。实施HotOA软件平台后，集团领导的决策速度、各个事项的审批时效、管理资料的完整性、员工的工作激情，以及机制的透明性，都有了明显改观。



特色亮点

  • ² 图形化的流程设计界面，以及基于摸板的流程复制功能。
  • ² 来文声音、手机短信、视觉（红色闪烁）提醒
  • ² 公文的催办、重定位、取回等特色功能保证公文流转的畅通。
  • ² 采用VPN技术实现远程登陆（解决移动办公问题）。
  • ² 公告声音提醒，公告的信息回执。
  • ² 强大的电子邮件功能自动区分内外部邮件，实现多部门的群发（只要选择部门即可），同时通过专线网络实现与国家局的电子公文交换。

目前正在运行的流程（部分）


1、天津市邮政局发文流程


主要解决需要通过红头文件下发，并具有一定效力的公文处理（一般对国家局或起到公文时、效力的时候应用），实现了从部门内部主管领导、部门领导到会签部门,以至办公室主任、局长等环节的同步处理，真正起到了及时、高效、协同的作用。

此流程可以说是天津市邮政局所有流程中比较典型的一个,具有很强的伸缩性,并实现了以综合人员为传递中心主管领导、部门领导与拟稿人的循环处理,以综合人员为中心会签部门的循环处理,以办公室为中心拟稿人的循环处理,在大循环中套有小循环层层推进,直到最后处理完毕。

此流程贯穿了部门内部、部门之间、办公室、打字室等。首先拟稿人提交文件至本部门内部的主管领导审核（可交由拟稿人修改），主管领导交由部门领导审核（可交由拟稿人修改），部门领导经由本部门综合人员根据处理意见提交至相关部门进行综合人员转交部门领导和相关人员进行会签，依次循环会签。最后传递给拟稿部门综合人员交由办公室核稿并由办公室主任和局领导签字，然后由办公室分办进行编号，交由打字室处理，最终封发、归档结束。


2、处部室发文流程


针对直接由各处部室直接下发的公文处理。由发文单位拟稿后通过本部门主管领导、部门领导的审核，然后转交相关部门会签最后经局长、办公室主任批阅后下发。

由处部室拟稿人进行拟稿并提交至本部门内部的主管领导审核（可交由拟稿人修改），主管领导交由部门领导审核（可交由拟稿人修改），部门领导经由本部门综合人员根据处理意见提交至相关部门进行综合人员转交部门领导和相关人员进行会签，依次循环会签。最后传递给拟稿部门综合人员交由办公室核稿并由办公室主任和局领导签字，并交由打字室处理，最终传递给拟稿部门综合人员进行归档。


3、二级单位发文流程


对于必须经由市局批准的、各二级专业局不能直接下发的文件，经由此流程进行申请，并经过相关部门作为主办方在市局内部的相关部门、办公室主任、局长等流签批后下发执行。


流程的处理复杂，涉及的部门比较多。同样也形成了以拟稿部门综合人员为中心的会签的小循环处理、以办公室为中心的交由拟稿人修改的大循环（包括会签和部门内部处理），最终由办公室封发、归档。


具体步骤：由二级单位作为起草者交给机关处部室综合人员传递给机关处部室部门领导审核，然后由此机关处部室人员作为拟稿人发文提交文件至本部门内部的主管领导审核（可交由拟稿人修改），主管领导交由部门领导审核（可交由拟稿人修改），部门领导经由本部门综合人员根据处理意见提交至相关部门进行综合人员转交部门领导和相关人员进行会签，依次循环会签。最后传递给拟稿部门综合人员交由办公室核稿并由办公室主任和局领导签字，然后由办公室分办进行编号、登记并交给打字室处理，最后由办公室分办进行归档保存。


4、党委发文流程


拟稿人拟稿并提交给部门领导审核，审核结束后交由党委综合人员根据批示意见进行其他部门的会签，然后再通过综合人员传递给党办进行核稿、登记编号并交由主任和局长签字并由打字室处理，最后封发归档。


5、工会发文流程


拟稿人拟稿并提交给部门领导审核，审核结束后交由工会综合人员根据批示意见进行其他部门的会签，然后再通过综合人员传递给分办进行核稿、编号、登记并局长签字并由打字室处理，最后封发归档。


6、签报流程


签报主要用于市局各处部室需要经局长签批的文件，对于此类的上行文件起到了规范了处理过程，加强管理的目的。

以拟稿人为核心实现的本部门内部的循环处理；以办公室分办为核心实现的包括拟稿部门和会签在内的循环。

首先拟稿人提交文件至本部门内部的主管领导审核（可交由拟稿人修改），主管领导交由部门领导审核（可交由拟稿人修改），部门领导经由本部门综合人员根据处理意见提交至相关部门进行综合人员转交部门领导和相关人员进行会签，依次循环会签。最后传递给拟稿部门综合人员交由办公室核稿并由办公室主任和局领导签字，然后由办公室分办进行编号，交由会签部门和本部门内部查看签署的意见，最后由拟稿部门综合人员归档结束。


7、传真电报


拟稿人提交文件至本部门内部的主管领导审核（可交由拟稿人修改），主管领导交由部门领导审核（可交由拟稿人修改），部门领导经由本部门综合人员根据处理意见提交至相关部门进行综合人员转交部门领导和相关人员进行会签，依次循环会签。最后传递给拟稿部门综合人员交由办公室核稿并由办公室主任和局领导签字，然后由办公室分办进行编号、登记并交拟稿部门综合人员进行发文，最后归档结束。


8、二级单位请示报告


解决了二级单位和市局直接文件申请、批复问题，由二级单位直接把要请示的文件交由办公室，然后由办公室主任、局长审阅后，相关部门进行承办。

二级单位提交相应的请示报告给办公室分办，由分办交由办公室主任和局长进行批示，办公室分办根据批示意见提交给承办部门进行处理，承办部门综合人员再根据部门领导处理意见交给其他部门进行处理、依次循环，最终由承办部门综合人员进行归档或交由办公室分办送到办公室相关人员处理后归档。


9、纪要流程


会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。通过此流程来传达会议精神和主要议题事项，有相关部门作为拟稿人对涉及到的部门进行会签最后由局长、办公室主任签批后下发执行。

流程的处理复杂，涉及的部门比较多。同样也形成了以拟稿部门综合人员为中心的会签的小循环处理、以办公室为中心的交由拟稿人修改的大循环（包括会签和部门内部处理），最终由办公室封发、归档。

拟稿人提交文件至本部门内部的主管领导审核（可交由拟稿人修改），主管领导交由部门领导审核（可交由拟稿人修改），部门领导经由本部门综合人员根据处理意见提交至相关部门进行综合人员转交部门领导和相关人员进行会签，依次循环会签。最后传递给拟稿部门综合人员交由办公室核稿并由办公室主任和局领导签字，然后由办公室分办进行编号，交由打字室处理，最终办公室封发、归档结束。


10、二级单位上报资料流程


二级单位提交文件给处部室综合人员，然后由综合人员给本部门领导和相关人员处理后，最后由综合人员归档结束。


11、机关处部室收文流程


主要解决邮政局各部室对于下发给本部门文件的接收，由各处部室综合人员作收文处理,然后在部门内部传递、签署、执行。


实施效果评估


天津市邮政局于2004年6月实施了华炎HotOA办公管理系统，极大的推动了天津邮政的信息办公水平和效率。市局办公室的对比：原有的公文（从市局到区县局）从审批到下发最快也有3-5天，一般需要一个月的时间，采用网络办公后，半个小时可以完成所有的审批。


天津市邮政局协同办公系统的成功实施，很关键的两点：1、市局领导的高度重视和大力推进；2、建立了一套严格的网络办公规范和制度，从上到下严格执行。


关于天津市邮政局


作为公用性质的企业，近年来天津邮政从服务人民群众和地方经济发展方面寻找切入点，不断拓展服务范围，经办邮递类、速递物流类、金融类等三大类一百多种业务，成为重要的信息通道、物流通道、金融通道。其中广为人知的业务有邮政储蓄、全球邮政特快专递（EMS）、集邮、物流配送、报刊发行、信函、包裹、汇兑、代收电话费、保险销售等。形成了覆盖全市：和平区、河北区、河东区、河西区、南开区、红桥区、东丽区、西青区、津南区、北辰区、塘沽区、汉沽区、大港区、蓟县、宝坻县、武清县、静海县、宁河县等13个区5个县的营业网点。可以不夸张地说，"邮政业务上百种，总有一样适合您"。

近两年，在加强通信能力建设的同时，天津邮政还在不断提高服务水平。为了方便群众，全市支局（所）实行了延时服务；通过优化作业组织，实现了主要报刊投递提速；在海关的大力支持下，国际EMS邮件实行了"24小时通关"、"先放后税"等服务举措，加快了邮件传递速度。2005年，被评为"天津市用户满意企业"。

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