上海燃气市北销售有限公司

 
 

项目背景

上海燃气市北销售有限公司作为长期专业从事燃气销售服务和输配管理的国有独资企业，隶属上海燃气集团。其经营范围包括煤气、天然气销售、燃气器具检修、燃气配套工程以及燃气管道施工。经营区域涵盖上海市黄浦江以西、苏州河以北杨浦、虹口、闸北、宝山、普陀、嘉定等6个行政区域，公司注册资本12.24亿元人民币，拥有员工近1700人，各类燃气客户176万余户。2005年销售人工煤气10亿立方米，天然气3.5亿立方米。公司近年来连续三次被评为上海市文明单位。
　　长期的专业管理使市北燃气拥有一个较为完整的输配系统，包括1千余台各式调压器、1万7千多只水井；3个大型煤气储备站（储气总量130万立方米）、总长5044公里的高中低压燃气管网及其附属设备。
　　市北燃气通过分布各区的7个营业办事处、15个对外服务窗口编织成的燃气销售服务网络，为广大客户提供持续改进和日益完善的服务。
　　市北燃气始终坚持严谨、科学、创新、价值的管理理念，以"满意服务在市北"为宗旨，力争成为"管理运行模式科学、核心竞争能力明显、企业经济效益良好、持续发展能力较强"的一流燃气企业。

 

管理高效，沟通无限


上海燃气市北销售有限公司基于HotOA软件的设计方案主要包括公告通知、公文流转、电子邮件、文档管理、短消息等以办公为核心，结合行政费用管理、经营目标管理及总务资产管理等模块的定制开发，以协同沟通为辅助手段的整体运作模式。实施HotOA软件平台后，集团领导的决策速度、各个事项的审批时效、管理资料的完整性、员工的工作激情，以及机制的透明性，都有了明显改观。在具体设计方案中，工作流管理采用图形化可视定义管理流程；内容管理、MS文档管理按照实际情况详细分类，分栏目、分权限管理，使公司众多的内部文件资料得到统一有效的管理，基于浏览器的流程定义方式，使产品柔性成分充分得以体现；在满足市北燃气现有需要的同时，也符合其对未来网络文档管理的要求。

 

特色亮点

  • 图形化的流程设计界面，以及基于模板的流程复制功能。
  • 来文声音、手机短信、视觉（红色闪烁）提醒
  • 公文的催办、重定位、取回等特色功能保证公文流转的畅通。
  • 采用VPN技术实现远程登陆（解决移动办公问题）。
  • 公告声音提醒，公告的信息回执。
  • 强大的电子邮件功能自动区分内外部邮件，实现多部门的群发（只要选择部门即可），同时通过专线网络实现与国家局的电子公文交换。

 

模块功能简介


1、公告通知


用于发布各类公告和最新通知,方便员工以更快的速度更加方便的了解到最新的信息,权限可以划分到具体的部门和个人。


2、公文流转


将原来公司采用纸张表单，手工传递，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现的工作方式复制到网络，通过计算机来实现日常的办公流程处理,使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、签章、统计、打印等，实现了任何时间任何地点都可以高效办公,大大提高了工作效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。


3、档案管理


档案管理模拟现实中组织档案管理的过程，将实际的档案柜、档案夹简化为轻巧的电子视图和电子文件夹。严格遵循档案管理的有关规则，将现实中数目庞大的案卷资料转换为服务器中的一个数据库，实现了信息的高度共享。严格的权限控制使档案得到有效的管理。


4、会议管理


会议管理模块提供对单位或部门内会议计划、会议室申请、会议纪要的管理功能。允许指定会议管理员、会议计划员、会议纪要员等和会议相关的系统角色，能对即将召开和已经召开的会议进行查找，同时能实现与会提醒会信息回执功能。

 


5、电子邮件


实现内部电子邮件的收发，此外还能集成单位内外部邮件系统，完成用户邮件的收发。通讯录中的所有联系人的电子邮件即组成了此模块的地址簿。


6、日程安排


为用户提供日程安排的管理功能，以便协助用户合理地安排工作时间。可以以日期、时段来填写日程安排。可以设置提醒方式和时间。提供秘书给领导的日程安排计划功能。具有与事务提醒联动的功能。提供了全功能的私人和团队日程安排。可以设置可重复的会议、约会、提醒信息。可以按日查看、按周查看、按月查看日程安排。邮件提醒和日程安排确认功能使本系统更高效、更易于管理。


7、文档管理


提供常用文档发布场所，方便公司同部门或不同部门职员间的文档共享，文档可以指定具体使用人员、共享期限等。根据需要可以对文档详细分类存放到预定的文件夹中，如：管理手册、管理程序、管理标准、相关表单，并且，在每一个栏目下面，我们还能将栏目细分，达到分类清晰，查找方便的目的。同时还可以为每一个文件夹设定可访问团队，确保文档资料的高度安全。


8、短消息


即时消息模块允许用户从系统组织机构中选择接收人，填写消息内容并发送出去。通过"自动提醒程序"，在接收人的计算机上会以弹出式窗口的形式显示该消息的内容。便于公司内部员工进行即时交流。

9、行政费用管理

该模块的管理人可对公司需要的行政物品进行预算费用和实际费用的录入以及对预算费用报表和总表、实际费用报表和总表的查询，并可自定义设置文件模板，选用预设的模板生成文件填写，对总表公式进行设置。还可对科目类别设置、类别标准设置、修理标准录入、部门属性设置、实际费用授权等等，模块管理人与普通用户加以权限区分，权限可以划分到具体的部门和个人，不同权限所可以执行的操作也不尽相同，有效的提高了办公效率。

10、经营目标管理

该模块的管理人可自定义设置文件模板，选用预设的模板进行文件设置、经营目标录入、经营目标完成情况、经营目标评价意见、经营目标评价权限设置、经营目标报表查询及导出等功能的操作。模块管理人与普通用户加以权限区分，权限可以划分到具体的部门和个人，不同权限所可以执行的操作也不尽相同，有效的提高了办公效率。

 

实施效果评估

 

上海燃气市北销售有限公司于2007年8月实施了华炎HotOA办公管理系统，极大的推动了市北燃气的信息办公水平和效率。市局办公室的对比：原有的公文（从市局到区县局）从审批到下发最快也有3-5天，一般需要一个月的时间，采用网络办公后，半个小时可以完成所有的审批。

上海燃气市北销售有限公司协同办公系统的成功实施，很关键的两点：1、市局领导的高度重视和大力推进；2、建立了一套严格的网络办公规范和制度，从上到下严格执行。

 

 

 


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